Business Support & Office Assistant

¿Qué podrás hacer?

Podrás formar parte de nuestro equipo dando soporte a profesionales y equipos de la Firma, combinando funciones de Business Support con la gestión y coordinación de diferentes necesidades de oficina.

En tu día a día podrás:

• Gestionar agendas, viajes y gastos de Socios y Directores, facilitando la organización y planificación de su actividad.
• Preparar, formatear, gestionar la firma, envío y archivo de documentación relevante, como cartas de encargo, informes o presentaciones comerciales.
• Realizar el seguimiento de los diferentes hitos relacionados con la aprobación y gestión de contratos, así como preparar y formatear documentación contractual.
• Organizar eventos y reuniones con clientes, coordinando los recursos y necesidades asociados.
• Dar apoyo en tareas relacionadas con facturación, abonos, gestión de cobros, seguimiento de cargabilidad y WIP.
• Atender la centralita, gestionando y transfiriendo las llamadas recibidas.
• Recibir y atender a las visitas, realizando su acompañamiento y coordinando la preparación de las salas.
• Gestionar la reserva y preparación de salas de reuniones, velando por el correcto estado y organización de los espacios.
• Supervisar el estado general de la oficina, prestando atención al orden, limpieza y adecuado funcionamiento de los espacios.
• Gestionar la recepción, registro y distribución de correo, valija y prensa.
• Coordinar las necesidades relacionadas con diferentes proveedores y servicios de oficina, realizando el correspondiente seguimiento.
• Identificar y reportar incidencias para facilitar su correcta resolución.

¿Qué necesitas saber?

Buscamos una persona organizada, resolutiva y con clara orientación de servicio, capaz de gestionar diferentes tareas y necesidades de manera simultánea.

• Haber finalizado Ciclos Formativos de FP Ade, Finanzas, Turismo, Secretariado…
• Experiencia o interés en posiciones de Business Support, secretariado, recepción o soporte de oficina.
• Buen manejo de herramientas de Microsoft Office.
• Capacidad para gestionar agendas, documentación y diferentes prioridades de manera organizada.
• Buenas habilidades de comunicación y atención a profesionales, clientes y visitantes.
• Proactividad y capacidad para identificar necesidades o incidencias y contribuir a su resolución.
• Valorable buen nivel de inglés.